ノートを作成・共有・管理して、情報共有を促進する

Repsona ではチーム内のノウハウやナレッジを「ノート（ Markdown 対応）」として作成し、情報を整理して共有することができます。ノートの作成や管理方法を説明します。

Repsona を使った情報共有

プロジェクトを進めるにあたって、チームメイトと共有しておきたい情報は、仕事管理ツールのプロジェクトの中に置いて、すぐにカンタンにアクセスできるようにしておくことで、仕事を効率化することができます。

例えば、新しいチームメイトがプロジェクトに参加したときに、「まずはここをみておいてください。わからない時はここをみてください。」となるように整理できると、とても便利です。

• 参加したらまずはじめにやること
• このプロジェクト独特の情報や用語の説明
• なにかの作業を進めるための手順書
• 会議のアジェンダと議事録
• トラブルがあったときの記録

などなど。

メールでは埋もれてしまうし、チャットでは流れてしまいがちなこういった情報を書き留めて Repsona の「中」に集中管理することで、情報を整理したり探したりする時間をぐっと短縮できます。

ノートを作成する

「プロジェクトメニュー」から「ノート」をクリックしてください。

＋ボタンから ノートを作ることができます。

＋ボタンをクリックするとノートが作成され、ノートのエディタ画面が開きます。「更新」ボタンをクリックすればノートは更新され、「更新して終了」ボタンをクリックすると、更新して終了し、ノートの一覧画面に戻ります。

タイトル

ノートのタイトル入力します。「〇〇を〇〇する手順」、「〇月〇日 定例会議」、「〇月〇日 進捗会議」、「〇〇が起きた時の対処法」など、ひとめみてわかりやすいタイトルをつけましょう

場所はどこ？

ノートの配置場所（ノートの親＝フォルダのようなもの）を設定できます。設定するとそのノートのサブノートとして設定できます。「(最上位)」を選択すると、どのノートのサブノートにもなりません。

タグ

タスクに関するタグをつけることができます。タスクのカテゴリや担当部門などを設定して分類することができます。タグには色がつけられるので、タグがあれば一覧表示した時に分類がわかりやすくなります。

ノートを書く

タイトルの下にノートエディタがあります。ここにノートの内容を書いてください。ノートは Markdown 形式で書くことができます。

Markdown（マークダウン） で書けます

詳細やコメントにマークダウンを利用できます。マークダウンは、テキストで手軽に書くことができ、太字や斜体などの文字の装飾や、見出しによる文書の構造化ができる、「文章を書くための記法」です。

チェックリスト（チェックボックス）

マークダウンでチェックリストを作っておけば、ノート内の小さな作業リストにチェックを入れながら進み具合を確認することができます。以下のように記述することで、チェックリストを作ることができます。

[x] やることA
[ ] やることB
[ ] やることC

作られたチェックリストは、クリックでチェックを入れられるようになります。

作成途中ノートとして保存する

「作成途中ノートとして保存する」スイッチをオンにして保存すると、作成途中ノートとして保存されます。作成途中ノートの記事上部には「このノートは作成途中です」と表示されます。一覧上は黄色の下書きアイコンが表示されます。

ノートのアクティビティログを表示する

ノートのタイトルの右のサブメニューからアクティビティログを表示することができます。ノートがこれまで更新された履歴を確認することができます。

ノートの編集履歴を表示する

ノートのタイトルの右のサブメニューから編集履歴を表示することができます。ノートの内容がこれまで更新された履歴を確認することができます。

更新されたタイミングでバージョン情報が残り、その時点での編集差分を確認することができます。バージョンメニューより、その時点のノートにロールバックすることができます。

ノートを印刷（またはPDF保存）する

ノートのタイトルの右のサブメニューからノートを印刷（またはPDF保存）することができます。ブラウザ標準の印刷プレビューが表示されるので、お好みの設定で印刷（またはPDF保存）してください。

ノートを検索する

ノート一覧の虫眼鏡ボタンをクリックすると、ノートを検索することができます。「キーワード」「タグ」を入力すると検索が実行されます。「WIP」スイッチをオンにすると、作成途中のノートを含めた検索ができます。

ノートを整理する

ノート一覧では、ドラッグハンドルをドラッグしてノートを並び替えることができます。ノートをサブノートにしたり、サブノートを外に出したりもカンタンです。

ポップオーバーメニューで段落を変更するようにノートをサブノートに変更することができます。

情報共有を有意義にするためのコツ

チームでの情報共有を有意義にするためには、「中途半端でも、書いて残して、育てる」という考え方が大切です。たとえ内容が不完全であっても、小さく書きはじめることをおすすめします。中途半端が気になる場合は「作成途中」として保存し、完成度が上がってきたら解除してください。

小さなメモ書き、ノートの切れ端が、集まることによって仕事を進める上での非常に重要な情報となり、宝となります。レイアウトや装飾、完成度にこだわらず、ラフなテキストを気軽に書く習慣が重要です。

情報は生き物です。「作成途中」が解除されて「完成」したノートも、時代に合わせてどんどん更新して育てていきましょう。プロジェクト内に作成されたノートたちは、検索エンジンで調べてもわからないノウハウがたっぷりつまった最強のドキュメントになっていきます。