八代市役所 商工・港湾振興課 篠原 秀和 様に、Repsonaを導入いただいた背景や使用感についてお話を伺いました。

お仕事内容と、ご自身の役割を教えてください

篠原様: 八代市役所 商工・港湾振興課 工業振興係では、八代市内の企業に関わるお仕事をしています。民間との関わりが多く、市として企業や働く皆さんを支援しています。

企業誘致や企業への投資、雇用の関係が中心ですが、プログラミングスクールの開催など、人材育成などにも力を入れています。私はこの6人の係のリーダーで、係の業務マネジメントやチーム編成などを行なっています。

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どのような業務にRepsonaをご利用ですか

篠原様: 係の業務のタスクやスケジュールの管理全般的に利用しています。

Repsona導入前に感じていた課題はありますか

篠原様: これまでは、エクセルで大きな1年間の役割表というのを作っていました。誰が何をどれくらいやるのか、色をわけて表をつくって1年の過ごし方の雰囲気が掴めるように作っていました。それで困っていた認識はなかったのですが、今年度Repsonaを見つけて作ってみたら、計画（ガントチャート）が簡単に作れるし、サブタスクも作りやすいので、これはいいなと思いました。

計画が簡単に作れます

また係の仕事として企業の投資に対して、補助金等で支援する業務があるのですが、この業務は年度を跨ぐサイクルで動きます。手続きの時期も企業によって異なるため、年度が変わり、人事異動があっても間違いが無いよう引き継いでいかないといけません。こういった業務ををうまく改善していきたいと思っていました。

Repsonaを使ってみて感想はいかがでしょうか

篠原様: まさに「仕事の見える化」、本当にすごく見える状態になりました。チーム内にも他部門にも、見せやすい状態になっていて、これがあることで説明がしやすいです。うまく浸透すると引き継ぎもしやすくなるし。「自分がやるべきこと」がそれぞれがわかりやすくなっていくなと思っています。

「仕事の見える化」 自分のやるべきことがわかる

係の仕事は、年度を通してやるものが多いですが、毎年、同様に業務を行うので、年度のスケジュールを雛形化して引き継ぎやすくなると思います。年度をまたいでプロジェクトとして丸ごとコピーできるので、一年の過ごし方がわかりやすくなり、初めて担当する業務でも、道しるべを参考に業務を進められるようになるだろうと期待しています。

雛形化して丸ごと複製できます

ツール内でタスクを管理することで、期限が決まっていてアクションが必要だということを引き継いでいくことが簡単になりました。コメントを残しておくことで、経緯なども確認しやすいです。

「チームメイト」の機能も好きですね。係の業務だけでなく役所内でいろいろな仕事をやっているので、内部でチームで分担をわけて意識を持ってもらいやすいです。例えば、他の部署から検討委員会に入ってくださいとか、事務所内で安全管理をやってくださいみたいな話は忘れやすいので（笑）、役割のところにいれて、認識を持ってもらっています。

僕は説明書の類は読まないタイプなんですが（笑）、Repsonaはヘルプサイトなどが用意されていない状態でも感覚的、直感的に利用できました。

今後のRepsonaに期待したいことを教えてください

篠原様: ガントチャートをより柔軟にエクスポートできるようになると、他部門の人への説明などに活用できそうです。操作性が良すぎて間違えて動かしてしまうようなことがあるので、改善されると嬉しいです。役所で使うにあたってはセキュリティ認証の取得などがあると、より安心感があると思います。

2021年10月 ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントシステム）認証取得済みです