進捗管理表とは？
進捗管理表は、スケジュール管理に使われる棒グラフのようなものです。大きなものごとを成し遂げるために、それを構成する小さな作業のひとつひとつを、いつ始めていつまでに終わらせればよいかがわかるように、視覚的に表現したものです。
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縦軸にひとつひとつの作業を、横軸に時間（日数や週数など）を表します。すべての作業とそれらを成し遂げるための計画の全体像を1枚で表現することができるので、スケジュール感や規模感などを、感覚的に把握することができます。
それぞれの作業を担当する人の名前を併記することで、担当者が明確になるとともに、作業負担の偏りも特定することができるようになります。ある担当者が作業を終えた時に、それを報告する相手が誰なのかも明確になります。
進捗管理表には、作業の進捗状況や、作業同士の依存関係、重要な目標とされる「マイルストーン」を配置することもあります。作業に関するいろいろな情報を含めることで、仕事全体に対する理解が深まります。
進捗管理表のメリット
進捗管理表は、計画全体のスケジュール感を視覚的に知ることができるので、仕事に関わるすべての人にとってわかりやすく、共有しやすく、全体像を一目で把握することができます。
それぞれの作業の期日を明確に示して記載するので、締切の管理に適しており、何をいつまでに終わらせればよいのかを、簡単に確認することができます。
担当する人の名前を併記しておけば、誰がその作業をすべきかが明確になり、宙に浮いた作業を防止することができます。誰が何をいつまでに終わらせればよいかがわかれば、チームの仕事はグッと前に進みます。
進捗管理表のデメリット
進捗管理表は、仕事全体を把握するのには適していますが、ひとつひとつの作業の詳細を進捗管理表の中に含めることはできません。詳細については別に管理する必要があります。
仕事は計画通りに進まないものです。予期せぬ事態が発生した際に、計画の立て直しが必要になる場合もあります。手作業で作成した場合、これらを毎回調整するのは困難な場合があります。
計画の変更に伴い、作業の担当者を変更することもあります。担当者への負担が集中していないか、正しくスケジュールが調整できているかを確認し、またそれをリアルタイムで共有するのは難しい場合があります。
進捗管理表とWBSとの違い
WBS は進捗管理表の縦軸の項目にあたります。Work Breakdown Structure の略で、大きな仕事を小さな仕事に分解して、ひとつひとつを具体的な作業に落とし込んでいくことを指しています。例えば「料理を作る」は「材料を買う」「野菜を切る」などに分解できます。
WBS のひとつひとつの作業は、別々の人で分担することができます。仕事の全体像を具体的に確認することができるので、なにをすれば完了に近づけるのかをチーム全体で共通認識することができます。WBS を作れば、それを入口として、全体のスケジュールを立て始めることができるようになります。
進捗管理表をエクセルでつくってはいけない？
進捗管理表はエクセルで作ることもできます。縦にタスク一覧、横に日付をつけて、実行期間に色をつけるなどしてきれいに作ることができます。フリーのテンプレートを見つけることもできるでしょう。ただし、エクセルで作った進捗管理表には使いにくい点がいくつかあります。
計画は常に変化するため、進捗管理表も更新を続けなくてはいけません。しかし、一度きれいに作ったエクセルの進捗管理表は更新が大変になる場合があります。大きな表からタスクと期間を見つけ出して色を塗り直すことになります。
エクセルのファイル形式では、最新の状態を共有するのが難しい場合もあります。ファイル共有の仕組みを使って解決することもできますが、それぞれの環境で更新することもできるため、ルールを定めないとどれが最新情報なのかわからなくなります。
また、ひとつひとつのタスクの状態や、それに関連する議論を別の場所に保存しておく必要があります。タスクに関する質問と回答はメールやチャットなどの別のツールを利用する必要があり、すべてを一箇所で管理することができません。
Repsonaなら進捗管理表が簡単に作れます。デメリットも解消。
Repsonaは、進捗管理表を含め、仕事管理に必要な機能がシンプルに十分に備わっています。誰でもわかりやすく、使いやすい操作感で、ドラッグ＆ドロップで簡単に進捗管理表を作ることができます。
それぞれの作業には詳細情報やコメント（チャット）を記述することができ、ひとつひとつの作業の進み方を丁寧に管理・確認することができます。
計画通りに進まなかった場合、ドラッグ＆ドロップで簡単に調整し、リアルタイムで共有することができます。チームメイトにどれくらいの仕事が集まっているかがすぐにわかるため、負担を確認しながらスケジュールの変更を管理することができます。
ログインなしで無料で誰でも使えるガントチャート
Gantt-san ログインなしで無料で誰でも使えるガントチャートを使えば、ログイン不要でアクセスした瞬間に進捗管理表が作れます。
会員登録やメンバーの招待などの面倒な作業は必要ありません。作成した進捗管理表は、クラウド上に保存してURLで共有したり、エクスポートして別のブラウザで表示したりすることができます。
